Делопроизводитель – это специалист, ответственный за создание, обработку, хранение и учет документации в организации. Это может быть как небольшая компания, так и крупный холдинг, государственное учреждение или некоммерческая организация.
Его работа включает регистрацию документов, контроль сроков исполнения поручений, подготовку архивов, работу с внутренней документацией и обеспечение соблюдения правил оформления бумаг.
Делопроизводители обеспечивают своевременность обработки документации, поддерживают порядок и систематизацию всех поступающих и исходящих документов в компании.
Следует добавить, что, несмотря на кажущееся сходство, обязанности делопроизводителя отличаются от функций секретаря или офис-менеджера уровнем специализации в области организации документооборота.
Как стать и что нужно, чтобы быть успешным делопроизводителем? Давайте разберёмся вместе с вами
Чем занимается делопроизводитель?
На сегодняшний день делопроизводитель – это не просто хранитель архивов, а эффективный специалист по организации и управлению документацией в компании.
Функционал делопроизводителя достаточно широк и может варьироваться в зависимости от масштаба и специфики организации. В основные обязанности входят:
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции: Ведение журналов учета, присвоение номеров документам и занесение информации в электронные базы данных.
Обработка входящей и исходящей корреспонденции: Сортировка, распределение документов по отделам, отправка писем и пакетов.
Составление и оформление документов: Подготовка писем, приказов, распоряжений, протоколов и других документов в соответствии с установленными стандартами.
Контроль исполнения документов: Отслеживание сроков исполнения поручений, уведомление ответственных лиц, подготовка отчетов.
Организация хранения документов: Формирование дел, обеспечение сохранности документов, ведение архива.
Работа с оргтехникой: Копирование, сканирование, распечатка документов.
Работа с электронным документооборотом (ЭДО): Ведение электронного архива, обработка электронных документов, обеспечение безопасности информации.
Подготовка документов для передачи в архив: Экспертиза ценности документов, составление описей, оформление дел для передачи на архивное хранение.
Консультирование сотрудников по вопросам делопроизводства: Предоставление информации о правилах оформления и хранения документов.
Подготовка отчетности: Составление статистических отчетов по документообороту.
Что должен знать и уметь специалист по документации?
Современный специалист по делопроизводству – это не просто исполнитель, работающий с бумагами, а профессионал, обладающий широким спектром знаний и навыков для эффективного управления информационными потоками в организации.
Для успешного выполнения своих обязанностей делопроизводитель должен обладать следующими знаниями и умениями:
Знание основ делопроизводства и архивного дела: Понимание правил оформления и хранения документов, знание нормативных актов и стандартов в области делопроизводства.
Уверенное владение компьютером и оргтехникой: Умение работать с текстовыми редакторами (Microsoft Word, Google Docs), электронными таблицами (Microsoft Excel, Google Sheets), сканерами, принтерами и другой оргтехникой.
Знание основ документооборота: Понимание процессов создания, согласования, утверждения и исполнения документов.
Грамотная устная и письменная речь: Умение четко и ясно излагать свои мысли, писать грамотные письма и отчеты.
Внимательность и аккуратность: Способность замечать детали, быть внимательным к мелочам, не допускать ошибок при оформлении документов.
Организованность и ответственность: Умение планировать свою работу, соблюдать сроки, нести ответственность за результат.
Знание иностранного языка (желательно): Особенно полезно знание английского языка, если компания работает с иностранными партнерами.
Программное обеспечение и инструменты для документоведения
В эпоху цифровых технологий невозможно представить работу делопроизводителя без современных технологических решений. Специализированное программное обеспечение значительно упрощает и ускоряет работу с документами, повышая продуктивность и эффективность документооборота.
Рассмотрим основные инструменты, которые в современном делопроизводстве играют ключевую роль:
Системы электронного документооборота (СЭД): Комплексно автоматизируют процессы создания, обработки, хранения и распространения документов.
Системы управления контентом (CMS): Платформы, такие как Microsoft SharePoint и Alfresco, обеспечивают эффективную совместную работу над контентом, архивирование и контроль версий документов.
Облачные сервисы и хранилища данных: Решения вроде Google Drive и Dropbox гарантируют доступность документов из любой точки мира и с различных устройств, что особенно важно для удаленной работы и распределенных команд.
Инструменты защиты информации: Программы шифрования, например, VeraCrypt и AxCrypt, обеспечивают надежную защиту конфиденциальных документов от внешних угроз в условиях повышенных требований к безопасности данных.
Искусственный интеллект (ИИ): Используется для автоматизации рутинных задач, таких как распознавание текста, классификация документов и анализ данных.
Блокчейн: Технология, обеспечивающая безопасность и прозрачность перемещения документов, особенно в областях, связанных с управлением записями и нотариальными услугами.
Использование этих технологий не только повышает эффективность работы делопроизводителя, но и способствует развитию всей организации, делая процессы более прозрачными и контролируемыми. Это, в свою очередь, укрепляет имидж компании как надежного и современного партнера, повышая доверие клиентов и контрагентов.
Основные требования для кандидатуры секретаря-делопроизводителя
Как правило, работодатели предъявляют к кандидатам на должность секретаря-делопроизводителя следующие минимальные требования:
Образование: Среднее профессиональное или высшее (желательно в области делопроизводства, документоведения или управления).
Опыт работы: Не обязателен, но приветствуется опыт работы в сфере делопроизводства или административной работы.
Знание ПК: Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Грамотная речь: Отсутствие грамматических и орфографических ошибок.
Эти базовые требования служат отправной точкой для начала карьеры в делопроизводстве, позволяя специалистам постепенно совершенствовать навыки и расширять сферу своей деятельности.
Какие зарплаты у делопроизводителей
Размер оплаты труда делопроизводителя зависит от множества факторов: региона, масштаба и направления деятельности компании, а также квалификации специалиста. Дополнительное образование и повышение квалификации позволяют выполнять более сложные задачи, что, в свою очередь, приводит к увеличению дохода.
В Москве и Санкт-Петербурге зарплаты выше, чем в других городах России.
В крупных компаниях зарплаты обычно выше, чем в небольших.
Чем опытнее сотрудник, тем выше зарплата.
Высшее образование обычно дает преимущество при трудоустройстве и влияет на размер заработной платы.
Знание английского языка может значительно повысить зарплату.
В среднем, зарплата делопроизводителя в России, по данным hh.ru, составляет от 30 000 до 60 000 рублей. В Москве и Санкт-Петербурге зарплата может достигать 80 000 рублей и выше.
Плюсы и минусы профессии
Как и любая профессия, делопроизводство имеет свои положительные и отрицательные стороны. Она играет ключевую роль в обеспечении эффективной работы организации, однако, наряду с преимуществами, существуют и определенные сложности.
Плюсы:
Востребованность - специалисты по делопроизводству нужны в любой организации.
Стабильность - профессия не подвержена влиянию экономических кризисов.
Возможность карьерного роста - при наличии желания и стремления можно развиваться и занимать более высокие должности.
Работа в офисе - комфортные условия труда.
Возможность получить опыт работы в разных сферах - делопроизводители работают в самых разных организациях, от государственных учреждений до частных компаний.
Минусы:
Рутинность - работа может быть однообразной и монотонной.
Ответственность -делопроизводитель несет ответственность за сохранность и правильное оформление документов.
Невысокая зарплата на начальном этапе карьеры - зарплата начинающего делопроизводителя может быть невысокой.
Работа с большим объемом информации - требуется умение быстро обрабатывать и систематизировать большой объем информации.
Как стать делопроизводителем?
Чтобы стать специалистом по ведению документации, не требуются сложные навыки на старте. Главное – уметь организовывать информацию, обеспечивать её доступность и сохранность. Начните с базовых административных навыков (текстовые редакторы, таблицы, основы делопроизводства). Важно развивать коммуникабельность, так как делопроизводитель связывает разные отделы.
Регулярно повышайте квалификацию, используя онлайн-курсы по делопроизводству и управлению документацией. Статистика показывает, что это способствует улучшению профессиональных навыков и карьерному росту.
Более глубокие знания и навыки, необходимые для успешной карьеры, будут представлены в следующем разделе с рекомендациями по образовательным курсам.
Рекомендуем онлайн-курсы по документообороту и архивированию
Делопроизводитель – важная и востребованная профессия, которая требует внимательности, аккуратности, организованности и ответственности.
Если вы обладаете этими качествами и хотите работать в офисе, обеспечивая порядок и систематизацию документации, то профессия делопроизводителя может стать отличным выбором для вас.
